事務員が知っておくこと

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出張する手配を整える

社会人であればどういったものであれ出張に行く可能性が少なからずあります。その出張があなた自身の出張の手配ならば、あなた好みのホテルや交通手段そして出張内容に沿った時間帯での出張準備は容易いことかもしれません。全てをあなた目線で決めることができるからです。そうではなく、他の社員の出張準備を全て行うという仕事が舞い込んできた時の対応方法は、他人事だから適当にでは済まされないのが仕事というものです。
会社の規約には、社員の出張についての内容が記されているはずです。出張で使用する交通費や宿泊費などの費用に関する事柄が記されています。また、出張に行く時間帯に応じて直行直帰なのか、それとも職場から行き来するべきなのかも事務員にとっては後処理をする上で必要な事柄になるのです。出張する本人はあなたが準備した交通手段を利用して、あなたが準備したホテルに泊まって戻ってくるのです。出張に行く社員が、円滑に仕事を行えるように下準備をするのが事務員の仕事です。

会社にしっかりとしたマニュアルがあり、出張別に全てマニュアル通りに準備ができるのだとしたら簡単な仕事の一つに位置づけられるでしょう。また、出張に行く社員自らが全ての出張準備を行う会社もあります。事務員のするべきことは、出張費のあと処理だけの場合もあります。

留守番する心構え

泊りがけで出張に行く場合、その社員はその日会社を離れていることになります。出張理由と出張先、そして次にはいつ会社に戻るのかは必ず把握しておくことです。誰しもそうですが、担っている仕事は単一されたものではありません。営業、企画、事務など全ての仕事において私たちは、様々な業務を日々こなしているのです。ですので、出張に行く社員が出張先で行う仕事だけに専念できていることは少なく、彼らが移動中で連絡を取れない時にも会社に残されている社員としては、彼ら宛の連絡を受けたりと補佐的な仕事を行わなければならない場合があります。

もしも、引き継いでおかなければならない連絡事項があるようでしたら、出張に行く前によく話し合いを行いましょう。出張先で指示を出されて、あなた自身が自身の仕事をおなざりにして相手の仕事に振り回されることもあるからです。その時に、しっかりと内容を把握しておかなければミスの原因にもなります。出張の準備をすることと、出張中の留守番役を担うことが事務員の心構えといえます。

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