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清算時の注意点 - 出張の情報サイト「事務員が知っておくこと」

清算時の注意点

出張の清算をする

出張した社員の旅費の精算を行う場合に必要なものは領収証です。交通に使用した運賃やガソリン代、通行料などの領収証と宿泊施設の領収証は必要となります。紛失した場合で再発行できるものは、再発行した新たな領収証が手元に届いてからの清算となりますし、再発行が不可能な領収証については、旅費として清算することができなくなる可能性が高いのです。
事務員が会社から交通手段も宿泊場所も出張にかかる全てを予約して支払いも会社として行った場合には、出張に行った社員は事務員から乗り物に乗る為のチケットや宿泊施設の詳細を聞いて行くだけで全てが終わります。社員は出張へ行く以外何もする必要はありません。事務員を通しての予約は、請求書が先方より届くのでその支払いを会社と請求書の発行先で行うこととなります。複数人の出張の場合には、個々の社員より領収証をバラバラに提出されるよりも合理的ですし、遅滞なく処理することができます。

出張旅費のチェック

現在、1人1台パソコンを会社から支給されているサラリーマンは少なくはありません。これは事務も営業も同じことがいえます。事務仕事を自分のパソコンで行うのです。また、事務所で共有してパソコンを使用する時には自己管理できるIDを使用します。他の社員が扱うことができない自分自身の為のデータをIDを入力することで共有のパソコンで仕事をすることができます。
出張旅費に関しても、出張に行く社員が自らで出張にかかった費用についての旅費精算を行う場合があります。添付する領収証と入力したデータを揃えて事務員へと提出するのです。事務員は、提出された出張旅費をチェックします。

出張旅費のデータをチェックする際、領収証と旅費の数字が合致するかどうか、また規定にのっとった金額内に旅費の金額が収まっているかどうかを確認します。あなた自身が準備に携わっていない出張に関しては、出張の詳細まではわからないまでも領収証を見ることで出張内容の予想はたてることができます。

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