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出張の内容を知る

準備をする前に知る

出張の準備をする相手が誰なのかということは重要な点になります。分かりやすい例をあげると、社長や役員の出張の場合と役職がない一般社員の出張では、出張という同じ項目でも準備内容に大きな差が出るのです。
まず、出張に使用される費用が異なります。費用が異なるということは、準備すべき交通手段がまず変わります。飛行機を予約する場合もどのランクの席を準備する必要があるかを十分に把握することです。宿泊するホテルや食事内容についても同じことが言えます。

また、何人で出張へ行くのかも重要です。公共交通手段を利用する場合でも、会社の規定によっては役職によって座席を変える場合があります。また、禁煙喫煙など乗り物からホテルの予約に至るまで気を利かせることで、あなた自身の評価にもつながります。複数人で行く場合には男女の比率も分かっていた方がいいでしょう。人数と代表者だけを把握して宿泊所の部屋割りを男女混合の部屋にしてしまっては大変です。食事については、出張内容によって素泊まりの方がいい場合もありますので、出張する社員に確認することで行き違いをなくすことにも繋がります。

出張準備の幅

社員の出張準備とは、ただ単に交通手段と宿を抑えて費用を仮払いするか清算するかの手続きを取るだけではありません。出張する際にマテリアル、つまり書類や物品の送付が必要になることは多々あります。宿泊先に送るのか会場などの特定の場所に送るのかを荷物の到着日時を指定して発送することが必要となります。
もし出張先で会議が行われる場合には、会議資料の作成の補助も発生します。出張する社員の補助として仕事が発生するのです。もちろん、あなた自身の日々の仕事もありますので、優先順位を間違えないように臨機応変に対応することが求められます。一般事務、営業事務、総務、経理と、事務と言っても内容は異なり、出張する社員のどの部分の補助があなたに任せられるかは、普段の仕事の内容にもよりますが何かしらの負荷がかかると考えていいでしょう。

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