事務員が知っておくこと

移動手段を把握する - 出張の情報サイト「事務員が知っておくこと」

移動手段を把握する

出張費用と移動手段

出張をする時の交通費は、会社の規定によって距離に応じての金額が指定されている場合があります。飛行機や新幹線などの公共交通機関で移動する場合には、利用する座席の種類についても役職などによって指定されていることがあるのです。予約する時期によって早割のシステムがありますので金額は定まってはいませんが、領収書でどの座席を使ったかはチェックされるので間違えることのないよう気を付けましょう。社用車で移動する場合には、出張旅費の中に交通費は含まれないことになる場合が多いのです。
また自家用車での移動は、会社に届け出などを行っている特別な場合を除いては業務中の移動なので控えましょう。自家用車で出張に行き、万が一事故を起こした時などの保障の問題へと発展することがあります。自家用車で出張に行かなければならない状況の場合には、上司からの許可をもらってください。またその場合には、ガソリン代や通行料などについても出張旅費で計算するかどうかを事前に把握します。

移動中の連絡先を知る

公共交通機関の多くは携帯電話での通話を制限しています。電車だと車両間のスペースや電話ボックスがある電車であれば、その中で通話は可能です。船だと甲板で話すことができます。ただし、飛行機は携帯を使用することで飛行機の走行に問題が生じることがあります。
出張の手配を行った事務員は、出張中の社員が移動中かどうかや会議などの電話を取ることができない状況下にあるかどうかを確認することが可能です。出張中の社員あてに第三者より連絡が入った場合には、出張中の社員が連絡を取れる時間帯を見計らって電話をするか、もしくはメールなどで対応するように心がけます。

Copyright© 事務員が知っておくこと All Rights Reserved.