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食事の有無は確認する - 出張の情報サイト「事務員が知っておくこと」

食事の有無は確認する

会社規定を確認

出張をする際には、出張旅費が支払われます。仮払いで前もって手元に旅費をもらえる場合と、帰社してから清算を行ってから旅費をもらえる場合があります。出張にかかる出張旅費でまかなわれる金額は会社の規定によって異なります。会社によっては宿泊費の上限が決められているところもありますし、食事の有無が制限されている場合もあります。これはあくまでも素泊まりのホテル代金を会社は支払うのであって、食に関するところまでは関与しないという考え方です。しかしながら宿泊費の上限金額内で食事も含まれる代金の宿泊施設をさがすことで、出張に出る社員は食費を支払う必要がなくなるのです。ビジネスホテルの宿泊プランにはビジネスマンに喜ばれる朝食付きのプランが人気があります。また、朝食にパンとコーヒーといった簡単なものだけがあり、無料というサービスに取り組んでいるホテルもありますので、これによって一日の活力ともなる朝食を摂ることができます。

食事についての確認

宿泊プランによっては、食事が最初からついている場合があります。また、出張をする社員本人が食事がついている宿を希望することもあります。事務員としてはまず食事をつけていい出張かどうかを確認すること、そして食事代は誰が支払うものになるのかを確認することが必要です。宿泊費とは別に食事代が計上される宿泊施設の場合、出張旅費として食事代を計上することが難しく、出張する社員に実費で食事代金は支払ってもらうことを周知しておく必要がある場合があります。
また、接待などを含んだ食事を宿で執り行う場合、それが宿泊費用なのか交際費にあたるものなのかも社員とよく相談する必要があります。人数にも変動が生じるので、誰が食事の予約を行うのかを確認することで予約が重複する危険性も阻止することができるのです。

宿泊プランには食事がついていても、出張する社員にそれらを食す意思がないことがあります。時間や仕事内容の都合上、宿泊施設外で食事をとることがあるのです。事前にわかっている場合には、わかった時点で宿に連絡を入れて食事をしない旨を伝えます。また、予約をする段階で、食事の変更が生じる可能性がある場合には、いつまでに宿に連絡をすればいいかも確認しておきましょう。

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