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時間帯の打ち合わせ - 出張の情報サイト「事務員が知っておくこと」

時間帯の打ち合わせ

把握しておく時間

社員の出張準備を行う際に、移動手段の予約を行うことがあります。何時発の乗り物に乗って何時に出張先に着くのかを調べます。出張する社員が余裕をもって出張先の仕事につけるように予約をとるのです。その際に、出張する社員の都合もしっかりと把握する必要があります。一人一人に任されている仕事は出張先で行われる仕事だけではありません。移動する前に済ませなければならない事案を抱えてる場合もありますので、ただ単に出張することだけに焦点をあわせて事務側が全ての予約を取り終えるのではなく、出張する社員への報告も忘れないようにしましょう。数人分の出張準備を行う場合は尚更です。
一人一人の持つ仕事内容はそれぞれ違いますので全員分をまとめて予約を入れるのではなく、時間帯が違う乗り物に乗る人がいることを想定しましょう。

宿との打ち合わせ

宿泊の予約を取る際に、チェックインの時間について質問を受けます。おおまかなチェックイン時間を応えることになるのですが、宿泊施設側としては、何時から何時までの間にというチェックインの取り決め時間で行動をするのです。遅くとも何時までにチェックインしてほしいという宿側の希望にあった時間帯で社員には動いてもらうようにしましょう。
また、予定時間を過ぎてしまう場合には、宿泊施設に出張中の社員から直接連絡を入れてもらい打ち合わせをすることをお願いしておくことも必要です。連絡なしに宿泊施設側の最終チェックイン時間を過ぎてしまった場合、宿泊希望の他の方へと自動的に宿泊を譲られてしまい、宿泊取り消し扱いになることがあります。その場合には、キャンセル料も発生してしまいますので十分に気を付けてください。

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